Sistemul acopera toate segmentele din activitatea unei afaceri: gestiunea achizitiilor, gestiunea stocurilor (cu mecanisme avansate de previzionare a acestora), planificarea productiei (de la sisteme simple de microproductie pana la sisteme avansate de lansare a productiei in baza comenzilor), gestiunea clientilor si furnizorilor (cu urmarirea fluxurilor cerere de oferta, oferta, factura proforma, comanda, livrare, decontare), gestiune financiara si contabilitate, gestiunea centrelor de profit sau de cost, resurse umane, parc auto, etc. Bazat pe principiul ca intregul este mai mult decat suma partilor, acesta realizeaza integrarea si sincronizarea toturor segmentelor din gestiunea afacerii, fiind un excelent mijloc de sincronizare si ordonare a informatiei, fluidizand totodata schimbul de informatii intre diferitele segmente ale gestiunii afacerii.

Un astfel de sistem incorporeaza cateva concepte si mecanisme care le confera soliditate, flexibilitate, si rapididate. Dintre acestea mentionam:

• Sistem unitar de introducere a datelor si gestiune a acestora;
• Integrarea tuturor segmentelor (departamentelor) din cadrul afacerii;
• Integreaza toate activitatile din aval si din amonte de segmentul financiar contabil;
• Scalabilitate (se adauga permanent functionalitati noi, de la colectarea de informatii pana la emiterea de rapoarte cu un nivel foarte ridicat de finisare);
• Adaptabilitate la procese economice complexe si extrem de diverse;posibilitatea modificarii rapide a acestora in cazul modificarii legislatiei financiar-contabile;
• Analiza multi-dimensionala si inter-departamentala (la nivel de proiecte, activitati, departamente, divizii,c entre de cost sau de profit);
• Rapoarte adaptabile usor pentru fiecare tip de activitate economica; Sistemul va permite gestiunea si consolidarea unui grup de societati proprii (in cadrul companiei).

Practic un ERP permite tuturor celor implicati in activitatea companiei din diferite departamente si locatii sa lucreze folosind un sistem unitar. Interventia unei persoane asupra unor date are efecte multiple in sistem, ceea ce face ca mai tarziu orice utilizator care are nevoie de acea informatie sa o regaseasca intr-o forma actualizata. Comunicarea in companie se realizeaza mult mai eficient si cu date sigure.Un sistem ERP standardizeaza modul in care se desfasoara activitatile in companie. Implementarea unui astfel de sistem este unul dintre primii pasi pe care trebuie sa ii faca o companie pentru a putea adera la o certificare ISO.

Solutiile ERP sunt solutii construite pentru a raspunde unor nevoi generale in procesele de afaceri. In general se pot adapta cu usurinta diverselor tipuri de afaceri. De obicei se construiesc module sau functionalitati noi, adaptate cerintelor fiecarui tip de proces, pornind de la specificatiile utilizatorului. Aceste module personalizate se integreaza cu restul sistemului, suportul de baza de date fiind unic la nivel de aplicatie.

Costurile implementarii unui ERP au mai multe componente ce pot varia in functie de tipul de ERP ales si de platforma pe care acesta este construit. In principal aceste costuri se refera la:

• Aplicatia propriu-zisa;
• Echipamentele hardware ce trebuiesc achizitionate;
• Training-ul personalului implicat in utilizarea aplicatiei;
• Dezvoltarea modulelor specifice (pentru zonele neacoperite de aplicatia de baza, daca este cazul);
• Executarea tuturor configurarilor specifice;
• Integrarea altor aplicatii (acolo unde este necesar).