In general, durata de implementare a unui ERP se situeaza intre 2-4 luni, dar poate varia in functie de marimea companiei si de gradul in care managementul companiei si utilizatorii aplicatiei se implica in reusita proiectului.

Totodata, durata implementarii este strans legata de modul in care au fost formulate cerintele initiale ale proiectului (cat de corect au fost formulate), precum si de modul in care acestea sunt implementate. Pentru a minimiza timpul si efortul de implementare, in proiect trebuie sa se implice factorii decizionali din managementul companiei, din toate segmentele de activitate ale acesteia (vanzari, achizitii, contabilitate, productie, resurse umane, IT, etc).

Cand vorbim despre ERP trebuie sa stim ca nu este vorba de un software care ne raspunde tuturor cerintelor fara ca noi sa facem nimic. Folosirea cu success a tuturor avantajelor unui ERP presupune atat o implementare corecta cat si o folosire corecta (nu se pot obtine rapoarte corecte rezultate din date eronate).

Ca in orice proiect exista posibilitatea ca acesta sa esueze. Modul in care se gestioneaza implementarea, precum si modul in care se elimina riscurile care concura la esuarea unei implementari pot micsora sau mari aceasta probabilitate.

Printre factorii care pot duce la esuarea unei implementari amintim:

• Reprezentarea eronata a asteptarilor de la un astfel de sistem;
• Formularea incorecta si imprecisa a cerintelor;
• Analiza defectuasa a fluxului informational;
• Inertia utilizatorilor ce trebuie sa-si insuseasca noul sistem (reticenta la schimbare);
• Strategia operationala a companiei nu sustine descrierea proceselor si implementarea;
• Neimplicarea tuturor factorilor decizionali;
• Comunicarea defectuasa dintre beneficiar si echipa de implementare.

Un aspect deosebit de important pentru reusita unei implementari este stabilirea inca de la inceput in cadrul companiei a unui coordonator cu autoritate. Acesta trebuie sa poata lua decizii legate de implementarea sistemului, sa atribuie sarcini noilor utilizatori si sa raspunda cerintelor de informare a implementatorilor. De asemenea, toti utilizatorii trebuie sa-si insuseasca utilizarea sistemului si sa opereze in conformitate cu instructiunile formulate de implementator.

Alegerea unei solutii software este o etapa deosebit de importanta, deoarece aceasta isi va pune amprenta asupra activitatii viitoare a companiei.

Alegerea unui sistem ERP presupune parcurgerea catorva etape, printre care:

• Stabilirea clara a cerintelor/ nevoilor companiei;
• Stabilirea sistemelor care ar raspunde acestor cerinte;
• Stabilirea necesitatilor din punct de vedere tehnic (echipamente de calcul, periferice, cerinte internet, etc);
• Stabilirea personalului implicat in proiect (pe intregul lant operational);
• Vizionarea produselor si studierea documentatiei pusa la dispozitie de integrator;
• Stabilirea unui timp realist de implementare.

Exista o stransa legatura intre alegerea solutiei si alegerea implementatorului. Succesul unui proiect de implementare depinde foarte mult de organizarea si experienta implementatorilor. Este foarte important ca o companie care implementeaza solutii sa aiba un trecut foarte bun in acest domeniu, sa aiba implementari de succes.